Eine Behörde in Neuseeland arbeitet jahrelang mit einer Excel-Tabelle. Der abschließende Prüfungsbericht fällt vernichtend aus. Denn die Behörde galt ohnehin als teuer und langsam.
Um welche Behörde geht es? Die Behörde, die das öffentliche Gesundheitssystem Neuseelands verwaltet, nutzt eine einzige Excel-Tabelle als Hauptdatenquelle für die Konsolidierung und Verwaltung ihrer Finanzen.
Die Behörde, die die Tabellenkalkulation verwendet, ist die Health New Zealand (HNZ), die 20 Distriktgesundheitsämter im Jahr 2022 in der Erwartung ablöste, kosteneffizienter zu sein und einheitlichere Dienstleistungen zu erbringen. Doch mit der Excel-Lösung hat man vermutlich nicht die beste Alternative am IT-Himmel gefunden.
Vernichtendes Urteil eines Berichts für die Excel-Tabellen
Was lief schief? Die Behörde erklärte damals der Regierung, dass das Budget von 28 Mrd. $NZ (etwa 14 Milliarden Euro) für das Geschäftsjahr 2023/2024 mehr als ausreichend sei. Doch das Gesundheitsamt hat sich kräftig verschätzt und sprengte das veranschlagte Budget.
Bei der anschließenden Prüfung stellte man dann fest, dass die Organisation „die Kontrolle über die kritischen Hebel, die die finanziellen Ergebnisse steuern“, verloren hat und „nicht in der Lage war, die Diskrepanz zwischen Ausgaben und Einnahmen zu erkennen und darauf zu reagieren“. Das steht in einem Bericht des Beratungs- und Managementunternehmens Deloitte.
Der Bericht von Deloitte hinterfragt außerdem, warum eine Behörde, die für 14 Milliarden Euro zuständig ist, kein sinnvolleres Tool einsetzt als eine Excel-Tabelle:
Die Verwendung einer Excel-Tabellenkalkulation zur Verfolgung und Berichterstattung über die finanzielle Leistung einer Organisation mit Ausgaben von 28 Mrd. NZ$ gibt Anlass zu erheblichen Bedenken, insbesondere wenn andere, besser geeignete Systeme in der IT-Landschaft vorhanden sind.
Anstatt effizienter und vor allem schneller zu werden, erreichte man laut dem Bericht tatsächlich eher das Gegenteil: Für die monatliche Berichterstattung benötigte man 12 bis 15 Tage, für die Analyse der Daten weitere 5 Tage. Dem Bericht zufolge liegt Health NZ damit weit hinter dem zurück, was man nach der Zusammenlegung 2022 erreichen wollte.
Zum anderen führte die Excel-Tabelle selbst zu mehreren Problemen, berichtet das englischsprachige Magazin TheRegister.com: So ließen sich Daten in der Tabelle vergleichsweise leicht manipulieren und außerdem war das ganze sehr anfällig für menschliche Fehler, was auch ein Beispiel zeigt: So wurden etwa falsche Freigabe von Rückstellungen oder doppelte Freigaben erst in den folgenden Zeiträumen festgestellt, was dann wieder für finanzielle Probleme sorgte.
Die Organisation, die Japans Cyberabwehr koordiniert, wurde selbst Opfer eines Hackerangriffs – und das über einen Zeitraum von neun Monaten, ohne dass es bemerkt wurde. Es gibt keine offizielle Bestätigung zu den Tätern, frühere Angriffe auf Japan wurden jedoch mit einer chinesischen Hackergruppe in Verbindung gebracht: Japan gründete eine Behörde für Cyber-Sicherheit – Stellte 9 Monate später fest, dass sie gehackt worden war
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